Was bedeutet Single Source of Truth?
Single Source of Truth (SSOT) heißt im Kern: Es gibt genau einen Ort, an dem Produktinformationen gepflegt werden und genau dieser Ort ist verbindlich. Von dort werden die Daten automatisch in alle Systeme und Kanäle verteilt: Website, Shop, Preislisten, Datenblätter, Kataloge und Präsentationen.
Für mittelständische Industrieunternehmen bedeutet das meist: Produktdaten liegen zentral im Product Information System (PIM). Bilder und Dokumente werden im Digital Asset Management System (DAM) verwaltet. Diese Systeme bilden das Herz der Produktkommunikation und verhindern, dass eine scheinbar kleine Änderung zum Tagesprojekt wird.
Ohne Single Source of Truth: Wie oft tippen Sie 29 mm?
Ein klassisches Szenario aus dem Mittelstand: Die Konstruktion passt ein Bauteil an. Die Länge ändert sich von 30 mm auf 29 mm. Was zunächst wie eine Kleinigkeit wirkt, entwickelt sich schnell zu einem aufwendigen Prozess.
Zuerst stellt sich die scheinbar einfache Frage, wo dieser Wert eigentlich überall steht. Die Website fällt sofort ein, ebenso der Shop und die Preisliste. Dazu kommen Datenblätter, Angebotsvorlagen und diverse Excel-Dateien auf dem Server, von denen niemand mehr genau weiß, wer sie ursprünglich angelegt hat und ob sie noch verwendet werden.
Mehrere Mitarbeitende machen sich parallel an die Arbeit. Marketing passt die Website an und stellt fest, dass die 30 mm dort an mehreren Stellen hinterlegt sind. Der Vertrieb aktualisiert Preislisten und Angebotsvorlagen, während gleichzeitig Datenblätter und Betriebsanleitungen korrigiert werden, und das in mehreren Sprachversionen. Im Team startet das E-Mail-Pingpong, um zu klären, wer welche Änderungen bereits vorgenommen hat und wo möglicherweise noch weitere Stellen existieren. Parallel beginnt die Suche nach zusätzlichen Fundorten. Ordner werden durchsucht, alte PDFs geöffnet und Kolleginnen und Kollegen gefragt, ob noch irgendwo Produktdateien existieren, in denen die Maße auftauchen könnten.
So entsteht ein hoher manueller Aufwand. Derselbe Wert wird immer wieder neu eingetippt, mehrere Personen arbeiten am gleichen Thema, der Überblick geht verloren und mit jeder zusätzlichen Stelle steigt die Fehlergefahr. Reine Änderungsarbeiten summieren sich schnell. Hinzu kommt der Aufwand für Suchen, Abstimmungen und E-Mail-Kommunikation. Am Ende ist ein kompletter Arbeitstag gebunden.
Trotz all dieses Aufwands bleibt ein ungutes Gefühl. Es ist extrem wahrscheinlich, dass nicht alle Vorkommen der alten Angabe gefunden und korrigiert wurden. Irgendwo bleibt eine veraltete Information stehen, etwa in einer Preisliste, einem Datenblatt oder einer Angebotsvorlage. Diese falschen Daten gelangen anschließend nach außen.
Gerade bei technischen Bauteilen kann das ernste Folgen haben. Ein Monteur verlässt sich auf falsche Maße und steht plötzlich vor einem Bauteil, das nicht passt. Montagezeiten verlängern sich, Projekte geraten ins Stocken und Reklamationen sind vorprogrammiert. Im schlimmsten Fall entstehen Schäden oder sogar sicherheitsrelevante Probleme.
Unabhängig davon leidet das Wichtigste nachhaltig. Das Vertrauen des Kunden wird beschädigt, wenn technische Angaben nicht verlässlich sind und Kommunikation unprofessionell wirkt.
Mit Single Source of Truth: Einmal 29 mm. Fertig.
Mit einer Single Source of Truth sieht das gleiche Szenario komplett anders aus. Ein Mitarbeiter öffnet das PIM-System, ändert den Wert von 30 mm auf 29 mm und speichert.
Fertig.
Die Aktualisierung läuft automatisch in alle angebundenen Kanäle: Website, Shop, Preislisten, Datenblätter und Layout- und Katalogsysteme.
Dauer: 2–3 Minuten. Keine E-Mails. Kein Suchen. Keine Abstimmungsschleifen. Der Mitarbeiter kann sich wieder seiner eigentlichen Aufgabe widmen während das System im Hintergrund für saubere, konsistente Daten sorgt.
Was bedeutet das konkret für den Mittelstand?
» Zeitgewinn: Aus einem Arbeitstag wird eine Sache von wenigen Minuten.
» Weniger Fehler: Je weniger manuell übertragen wird, desto geringer ist das Risiko.
» Planbare Prozesse: Produktänderungen verlieren ihren Schrecken.
» Entlastete Teams: Weniger Suchen, weniger Abstimmen, mehr Wertschöpfung.
» Skalierbarkeit: Neue Märkte, Sprachen und Kanäle lassen sich wesentlich einfacher bedienen.
Fazit
Single Source of Truth ist der Unterschied zwischen Datenchaos und Datenklarheit. Zwischen der Frage „Wo stehen unsere 30 mm überall?“ und einem gezielten Klick, der alles regelt.
Für mittelständische Industrieunternehmen heißt das: weniger Aufwand, weniger Frust und mehr Sicherheit.
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie 1 mm Ihnen nie wieder einen ganzen Arbeitstag kostet.